Einführung Diese Datenschutzrichtlinie gilt für Nutzer von OfficeSaldo, einer Plattform zur Verwaltung von Bürofinanzen, einschließlich Konten, Gehältern und Salden. Sie richtet sich an Unternehmen und Einzelpersonen mit Sitz in der Schweiz (CH), die unsere Dienste nutzen, um finanzielle Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten. Der Schutz Ihrer personenbezogenen und unternehmensbezogenen Daten ist uns ein zentrales Anliegen. Diese Erklärung erläutert, wie wir Informationen sammeln, speichern, verarbeiten und schützen – in Übereinstimmung mit den Anforderungen des kanadischen Datenschutzgesetzes (PIPEDA) und der DSGVO.
Datenschutzrichtlinie
OfficeSaldo erhebt Daten nur in dem Umfang, wie es für die betriebliche Nutzung erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden und auf minimalistische Weise. Erfasst werden insbesondere:
– Unternehmensinformationen: Firmenname, Rechtsform, USt-ID
– Kontaktdaten: Ansprechpartner, E-Mail, Telefonnummer
– Finanzdaten: Kontobewegungen, Gehaltsabrechnungen, Zahlungsverläufe – Nutzungsdaten: Logins, Sitzungszeiten, Änderungsverläufe
Daten werden auf Servern in zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz oder Kanada gespeichert. Die Speicherung erfolgt nur solange, wie es für steuerliche oder gesetzliche Nachweispflichten notwendig ist. Wir garantieren, dass keine unautorisierte Nutzung oder Weitergabe der Informationen erfolgt.
GDPR – Rechte der Nutzer, Rechtsgrundlagen und Zulässigkeit
Unsere Datenverarbeitung basiert auf folgenden Grundlagen:
– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragsdurchführung
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (z. B. Sicherheit, Fehleranalyse) – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung bei optionalen Services (z. B. Newsletter)
Sie haben das Recht auf:
– Auskunft über gespeicherte Daten
– Berichtigung oder Ergänzung unvollständiger Angaben
– Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen
– Einschränkung der Verarbeitung
– Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungsfindung – Datenübertragbarkeit in maschinenlesbarer Form
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@officesaldo.com.
Cookie-Richtlinie
4.1. Typen verwendeter Cookies
Unsere Plattform verwendet folgende Arten von Cookies:
– Technisch notwendige Cookies: zur Sitzungsverwaltung, Authentifizierung
– Funktionale Cookies: zur Wiedererkennung von Einstellungen – Analyse-Cookies: zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit (anonymisiert)
4.2. Wie man Cookies deaktiviert Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen blockieren oder löschen. Für notwendige Cookies ist eine Deaktivierung möglicherweise mit Funktionseinschränkungen verbunden.
Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:
– An Steuerberater, Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer auf Ihre Weisung
– An technische Dienstleister (z. B. Cloud- oder Zahlungspartner), die vertraglich zur DSGVO-konformen Verarbeitung verpflichtet sind – An Behörden im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Steuer- oder Strafverfolgung)
Wir stellen sicher, dass jede Weitergabe auf ein Minimum reduziert und transparent dokumentiert ist.
Mechanismen zur Datensicherheit
Zum Schutz sensibler Finanzdaten setzt OfficeSaldo auf höchste Sicherheitsstandards:
– Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Übertragungswege (TLS 1.3)
– Verschlüsselte Speicherung sensibler Felder in der Datenbank (AES-256)
– Multi-Faktor-Authentifizierung für Benutzerzugänge
– Logging aller Zugriffs- und Bearbeitungsvorgänge
– Zugangskontrolle nach Rollen- und Rechtekonzept – Regelmäßige interne und externe Penetrationstests
Datum des Inkrafttretens Diese Datenschutzrichtlinie tritt am 24. Juni 2025 in Kraft. Künftige Änderungen werden rechtzeitig über das Benutzerkonto kommuniziert. Bei grundlegenden Anpassungen wird eine neue Einwilligung eingeholt.